El término «workflow», o flujo de trabajo, se refiere a la secuencia de tareas que deben completarse para alcanzar un objetivo específico dentro de una organización. En la era de la Industria 4.0, la digitalización y la integración de procesos son esenciales para mejorar la eficiencia y la productividad. Este artículo explora qué es un workflow, sus beneficios y su papel en la digitalización empresarial.
¿Qué es un Workflow?
Un workflow es un conjunto de actividades interrelacionadas que se realizan en un orden específico para lograr un objetivo organizacional. Estas actividades pueden ser realizadas por personas, sistemas automatizados o una combinación de ambos.
Beneficios de los Workflows
- Eficiencia Operativa: La automatización de workflows reduce el tiempo y los recursos necesarios para completar tareas. Al eliminar procesos manuales, las organizaciones pueden minimizar errores y mejorar la eficiencia.
- Mejora de la Productividad: Los workflows bien diseñados permiten a los empleados concentrarse en tareas de mayor valor, ya que las tareas rutinarias y repetitivas se automatizan. Esto incrementa la productividad general de la organización.
- Trazabilidad y Transparencia: Un workflow automatizado proporciona un registro claro y completo de todas las actividades realizadas. Esto facilita la auditoría, el cumplimiento normativo y la identificación de áreas de mejora.
- Flexibilidad y Adaptabilidad: Los sistemas de gestión de workflows permiten realizar ajustes rápidos a los procesos según las necesidades cambiantes del negocio, mejorando así la capacidad de respuesta ante cambios en el mercado o regulaciones.
¿Por qué es importante que la información sea correcta? ¿Qué tipos de fallos existen? ¿Cuáles son las causas que provocan información incorrecta? ¿Cuál es el papel de las personas?
En definitiva, qué nos puede aportar trabajar con workflows.
Una de las claves de un sistema de información es que sus datos estén registrados a tiempo y asegurando de la calidad de la información. La agilidad y la integridad de la información son requisitos indispensables para mantenerse a la vanguardia, puesto que repercuten de forma directa a la empresa y a sus clientes.
Precisamente la herramienta de workflow permite asegurar estas premisas minimizando el posible error humano y estimulando los procesos de negocio.
En efecto se podrá detectar de forma automática por ejemplo pedidos con precios a 0, el alta de nuevos clientes, nuevos artículos, la modificación de precios que superan un umbral establecido, lanzamientos de órdenes de fabricación, la actualización de un elemento del gestor documental… Y la herramienta actuará tomando decisiones en base a las distintas problemáticas.
De esta forma el workflow podrá lanzar avisos a los usuarios, lanzar preguntas o peticiones de datos, o directamente automatizar la acción a tomar de forma que se crearán procesos totalmente trasparentes a los usuarios.
En definitiva la herramienta permite capturar lo que ocurre en cualquier punto de menú del ERP, tanto si el evento tiene como origen la interacción humana como si se ha realizado de forma automática.
La herramienta de WF permite interactuar con las personas y tomar decisiones en base a las respuestas de los usuarios.
Las acciones de esta herramienta pueden ser múltiples y tan complejas como las que podrían realizar operarios de distintos ámbitos manualmente desde la aplicación, minimizando así los tiempos asociados al flujo de información. RPS Workflow también permite la creación de procesos de ejecución manual que pueden lanzarse a petición del usuario, o programarse para una ejecución periódica. Un ejemplo sería la creación de un proceso que recorre todos los pedidos y lanza un aviso sobre aquellos cuya fecha de entrega es inminente. Este proceso podría programarse para que se ejecute cada 24h, todos los domingos, cada 15 minutos… Todo ello se verá complementado por un historial detallado de los eventos y acciones tomadas por la herramienta de WF y de una serie de herramientas para su gestión. Por supuesto la herramienta de WF está totalmente integrada con RPS de manera que la creación, mantenimiento, seguimiento y ejecución se hará desde RPS.
El principal reto de la implantación de un ERP consiste en lograr una perfecta armonía entre la empresa y la herramienta, lo cual requiere adaptaciones mediante programación que pueden convertirse en un proceso tedioso y largo en los cuales intervienen múltiples perfiles profesionales con la consiguientes complicaciones comunicativas. La herramienta de WF está orientada a usuarios con un conocimiento técnico muy básico permitiendo cambiar el funcionamiento estándar del software sin realizar modificaciones en el código y crear procesos totalmente integrados con el ERP de una forma intuitiva, rápida y totalmente independiente. Esto supone un importante ahorro de costes y tiempo en las implantaciones, tanto en la creación de estos procesos como en el mantenimiento de los mismos.
Las posibilidades de esta herramienta son infinitas, pero he aquí algunos ejemplos de workflows reales que han sido implementados:
Ejemplo 1: Creación de artículos de forma colaborativa entre diferentes personas Un usuario solicita crear un artículo de tipo chapa indicando los datos básicos de Familia, Proveedor, Materia Prima, Largo x Ancho y Descripción, que serán obligatorios. Al dpto. de compras le llega un aviso para solicitar ofertas al proveedor y registrar el coste previsto. Finalmente el WF registra automáticamente los datos financieros de Tipo de IVA, Tipo Contabilización, codifica el artículo según las dimensiones y materia prima y crea el artículo.
Ejemplo 2: Pedidos de compra con precio cero. Cada vez que se crea un pedido de compra sin precio el WF lo bloquea y le envía un aviso al responsable de compras.
Ejemplo 3: Pedidos de venta sin proyecto asociado. El WF detecta si se crea un pedido de venta que no es de SAT y no tiene un proyecto asociado, bloquea el pedido y lanza un aviso al responsable para que rectifique el dato, presentándole automáticamente la pantalla de dicho pedido.
Ejemplo 4: Aceptación de un pedido de compras. Un usuario introduce un pedido de compra. Le llega un aviso a su responsable que puede rechazar la petición indicando un motivo o aceptarla. En función de esta decisión le llega un aviso de vuelta al emisario del pedido con el motivo de rechazo que ha indicado su responsable, o bien la petición pasa al responsable financiero. Este a su vez decide rechazar, o aceptarlo y pasarlo a dirección general. Finalmente se acepta el pedido y le llega un aviso a administración para que lo envíe al proveedor.
Ejemplo 5: Cuando la solución a una incidencia sea un pedido de compra se notificará al responsable de compras.
Ejemplo 6: Avisos para comenzar tareas de proyectos. Cuando se finalice una tarea de proyecto comprueba si la siguiente tarea puede comenzar, es decir, sí todas las tareas anteriores de las que depende ya han finalizado. En caso afirmativo, lanza un aviso a los usuarios asignados a dicha tarea para que la comiencen.
Ejemplo 7:Aviso al responsable de un proyecto. Cuando se asigne un responsable técnico a un proyecto, se crea un aviso “El proyecto XXXXXXX le ha sido asignado.”, al usuario que es el responsable.
Ejemplo 8: Bloquear proceso de facturación si existe no-conformidades. Cuando se cree una no conformidad sobre un pedido de compra bloquear el albarán para evitar su facturación, o bloquear el efecto de la factura si el pedido ya estuviera facturado.
Ejemplo 9: Gestión de no-conformidades. Tras dar de alta una NC se enviará una notificación al responsable de calidad. Solo le llegarán las NC internas y de proveedor. Cuando abra el aviso se le abrirá automáticamente la pantalla de NC y tras analizar el tema asignará en la parte de acciones inmediatas a los empleados que tengan que hacer las acciones pertinentes. Llegará el aviso a cada persona asignada en cada acción inmediata que también abrirá de manera automática la NC y rellenará en comentarios lo que quiera. Al finalizar volverá el workflow con la NC a la persona asignada en la cabecera.
Ejemplo 10: Aviso de incidencia desde planta (OLANET). Cuando el operario de producción abra una incidencia desde planta automáticamente se grabará en RPS y desencadenará una notificación a los usuarios del equipo de mantenimiento. Uno de los usuarios de mantenimiento gestionará el aviso en el que se le mostrará automáticamente la pantalla de la incidencia registrada. En ella podrá informar lo que necesite. En el caso de que asigne la incidencia a otro usuario de mantenimiento le llegará otra notificación de incidencia asignada.
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