Hoy vamos a hablarte sobre qué es la oficina técnica, pero antes, vamos a ponernos en contexto:
Todos sabemos, que para dirigir bien una empresa se requiere de gran conocimiento y experiencia tanto en el ámbito empresarial, como en el sector en el que operas. Además, no puede faltar uno de los ingredientes más importantes: tener una verdadera pasión por el negocio que gestionas, esto es fundamental para lograr el éxito.
Sentimos decirte que esta pasión por sí sola, no es fundamento suficiente para llegar a conseguir este éxito empresarial que muchas veces soñamos, también necesitas habilidades comerciales básicas para administrar correctamente tu organización y sobrevivir en el largo plazo.
Por este motivo, podríamos decir que el funcionamiento de toda empresa o compañía, se ajusta a un conjunto o variedad de actividades, que se agrupan en cuatro principales funciones: dirección, administración, comercial y técnica.
Todos aquellos que tenemos nuestra actividad laboral ubicada en el sector industrial, tenemos muy claras las funciones del departamento técnico u oficina técnica cuando tratamos diariamente ciertos temas de nuestra compañía. Para este sector, es uno de los departamentos más importantes y especializados en cuanto a productos se refiere. Hemos detectado que muchas personas que integran las organizaciones, pero que su actividad laboral está al margen del departamento técnico, no está familiarizada con dicho departamento. ¿Qué es la oficina técnica? ¿Cuál es su función?
¿Qué es la oficina técnica?
Cuando hablamos de qué es la oficina técnica de una empresa industrial, o también conocida, como departamento de proyectos o diseño, nos referimos al departamento especializado y encargado del diseño y desarrollo de nuevos productos de una forma integrada.
La oficina técnica también se encargan de la mejora y actualización de los productos de los que la empresa dispone, de forma que puedan satisfacer las necesidades del mercado. Podemos decir que, la actividad que se desarrolla desde este departamento, se basa en presentar al mercado una sucesión de nuevos productos, con el propósito de mejorar la relación calidad-precio de los mismos con cada paso. Todo ello conlleva que la oficina técnica sea un elemento vital para el crecimiento y, por tanto, supervivencia de la empresa de una forma integrada.
Disponer de una oficina técnica integrada con el resto de departamentos de la organización, nos permite como empresa, obtener una serie de beneficios extra a la hora de crear nuestros productos:
- Beneficios económicos
- Proporciona agilidad a la hora de realizar cualquier comunicación con cliente y/o proveedores
- Facilita la acción de tomar cualquier decisión necesaria en los proyectos que estamos realizando teniendo en cuenta el alcance de cada uno de ellos y los objetivos a cumplir
¿Cuáles son las funciones básicas que tiene la oficina técnica?
Como hemos comentado anteriormente, las responsabilidades de una oficina técnica son muy amplias, e incluyen desde dar apoyo a la dirección de proyectos, hasta la responsabilidad directa de un proyecto. Para desarrollar sus funciones, la oficina técnica tiene que tener en cuenta tanto aspectos técnicos, como económico-financieros, legales o de gestión básica. Estos aspectos son de gran valor a la hora de emprender las diferentes fases por las que pasa un proyecto de creación de un nuevo diseño de producto, como son:
- Evaluación del problema existente
- Especificaciones de diseño
- Generación de Ideas para el nuevo diseño
- Diseño Conceptual del mismo
- Diseño detallado del producto
- Prototipado / Validación / Pruebas / Cálculos
- Fabricación
Y para ello, la oficina técnica debe tener muy presente cuáles son sus principales funciones, de las que podríamos destacar entre otras:
- Definición de las diferentes herramientas, metodologías y estándares de trabajo.
- Formación y asesoría al cliente.
- Apoyo durante el desarrollo del proyecto.
- Alineación de recursos de personal.
- Seguimiento de los diferentes proyectos.
- Centralización de la información documental del proyecto.
¿Por qué contar con una oficina técnica en nuestra empresa?
Como resumen de lo que hemos estado comentado hasta el momento, podemos decir que disponer de una oficina técnica en nuestra compañía es un punto imprescindible si queremos llegar al éxito.
Esta oficina técnica puede funcionar como apoyo externo a los diferentes proyectos que disponemos en la referente a producto, o bien, disponer de un departamento técnico propio con todo lo que conlleva para nosotros. Sea como fuere la decisión, la ayuda de un departamento técnico, oficina técnica, departamento de proyectos, etc., nos aporta una gran cantidad de ventajas de las que podemos beneficiarnos, como:
- Coordinación entre las diferentes áreas de la organización
- Mayor supervisión y control sobre los proyectos
- Unificación de los criterios para seleccionar y atender a proveedores
- Reducción de errores y por tanto disminución de proyectos fallidos
- Mejora en la integración y gestión del personal
- Ahorro de costes en la gestión de cualquier proyecto
